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做秘書最基本的條件
秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是做臺前幕后的工作，可以說一個成功的領(lǐng)導(dǎo)背后有一個優(yōu)秀的秘書。下面是小編為你整理的做秘書最基本的條件，希望對你有用!
做秘書最基本的條件
曾在中央軍委辦公廳作過秘書，后又相繼在縣、市、地區(qū)黨委以及更高層次領(lǐng)導(dǎo)崗位上工作，對秘書工作十分了解，也深有體悟。因此，他對秘書提出了“清”、“慎”、“勤”三點最基本的要求。
“一要‘清’，公正廉潔，兩袖清風(fēng)。”“清”字涉及為官之本，當官唯清，才可造福一方，否則刮取民脂民膏、為禍一方。將“清”字擺在首位，是對固本清源工作的重視�！瓣I(lǐng)而頓百毛皆順”，否則百毛叢雜，難以下手。秘書人員如果少了“清”，終釀大錯，害了自己，害了領(lǐng)導(dǎo)，更害了工作。秘書唯有銘記“清”字訣，才能合理擺正一切關(guān)系，正確處理一切利益，出色完成一切工作。唯有銘記“清”字訣，才能境界高，站位準，明方向，成為領(lǐng)導(dǎo)的高參。認同呂本中《官箴》觀點，對秘書所提的第一要求是含有戰(zhàn)略思想定位的。
“二要‘慎’，周密考慮，謹言慎行�！鳖I(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)乎全局，作為秘書，謀劃時當然要做到百密無一疏，如此工作部署下去才能順利鋪開，落實到位，收到預(yù)期成效，從而防止出現(xiàn)重大反彈。經(jīng)歷了各個層級的黨政工作，參與策劃的事多，對事情的成效也見得多，要求秘書人員牢記“慎”字訣，其實是提出一個很高的專業(yè)要求。
對“慎”字還多了一層理解，即慎言慎行，這是對秘書人員提出的另一個專業(yè)高要求。明末清初軍事理論家揭暄曾說：“謀成于密而敗于泄，三軍之事莫重于密。”這句話照樣可用于秘書工作。如果一個秘書忽略這一點，絕對不是稱職的秘書，因為這會影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策，剝?nèi)躅I(lǐng)導(dǎo)的威望�！俺聊墙稹睉�(yīng)是秘書的座右銘。
“三要‘勤’，勤奮好學(xué)，刻苦上進。”“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢�！碧热襞R渴掘井、臨陣磨槍，自然會措手不及，非常被動。要超前服務(wù)和事后服務(wù)，如辦公辦會，制定計劃，嚴格接待，宣傳匯報，綜合分析，提出建議;為領(lǐng)導(dǎo)釋流減荷，分憂解圍�！扒谀苎a拙是良訓(xùn)，一分辛勞一分才�！泵貢ぷ魇聼o巨細，都得及時保質(zhì)保量完成，如果稍有松懈，會造成任務(wù)積壓，影響行政效能，甚至造成行政事故。忙碌的身影、匆匆的步伐、深夜的燈火，是秘書生活的寫照。既然選擇了不平凡的事業(yè)，就得適應(yīng)于相應(yīng)的生存方式。秘書唯有“勤”，才能在多干中學(xué)，才能在學(xué)中長才。在《秘書工作的風(fēng)范》中說得很清楚了，“作為秘書人員，隨時隨地都要加強學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，學(xué)習(xí)時事，不斷提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平”。勤學(xué)、苦干相促進，不斷磨礪，從而成為一位素質(zhì)高、能力強、作風(fēng)良好的成熟秘書，才能成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂。
秘書人員，處于權(quán)力的中心，所考慮的、所做的都是大事要事，牢記“清”、“慎”、“勤”三字秘訣，勇于挑戰(zhàn)，敢于超越，才能不負領(lǐng)導(dǎo)的期望，才能對得起這個常人所無法擁有的稱謂。
要從失誤、批評中吸取教訓(xùn)。
秘書工作的主要任務(wù)
秘書工作的任務(wù)是龐雜的，根據(jù)其各項工作的具體性質(zhì)，可分為“政務(wù)”和“事務(wù)”兩類主要任務(wù)。
(一)政務(wù)類。主要有辦理公文、信息的收集和處理，調(diào)查研究與情況綜合，辦理領(lǐng)導(dǎo)的指示與會議決定，催辦、查辦和處理來信來訪。
(二)事務(wù)類。主要有文件的收發(fā)、傳遞與管理，文書的繕印與校對，文書的立卷與歸檔，文件的清繳與銷毀，承辦會議、接待來訪，印章管理，公務(wù)接洽等。
1、日常工作
日常工作主要的有值班、接待和印信管理等工作。
2、資料工作
秘書部門要履行“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的職能，經(jīng)常要依靠資料來開展工作。
并不是所有的資料工作都是秘書工作。
3、文書工作
按常規(guī)做好文書工作，是秘書工作的傳統(tǒng)性職能，也是秘書人員的經(jīng)常性工作。
4、會務(wù)工作
秘書部門和秘書人員是會議的主要組織者;
會議工作要科學(xué)安排，認真組織，嚴密管理。
5、信訪工作
建立信訪制度是傾聽群眾呼聲、關(guān)心群眾疾苦、保護群眾利益的一項有效措施;
處理信訪的秘書部門和人員，是密切黨和政府同人民群眾聯(lián)系的橋梁和紐帶。
6、保密工作
保守黨和國家的秘密，既是秘書部門和秘書人員的一項重要任務(wù)，也是秘書工作的重要原則和紀律。
7、調(diào)研工作
調(diào)查研究是秘書部門的基本任務(wù)和重要職責(zé)。
秘書開展調(diào)查研究工作有其得天獨厚的優(yōu)勢。
秘書人員進行調(diào)研，應(yīng)當緊緊圍繞當前黨和國家中心工作中的突出問題展開，為領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行黨中央的路線、方針、和政策提供情況和預(yù)案;對改革和開放中出現(xiàn)的新問題，特別是對與黨的方針、政策和人民群眾切身利益有關(guān)的“熱點”、“難點”和“敏感點”問題，要盡可能提出可供參考的解決辦法，切實當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
秘書要能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見，確定調(diào)研課題。
秘書要為領(lǐng)導(dǎo)撰寫和提供有一定深度和預(yù)見性的調(diào)查報告。
8、信息工作
領(lǐng)導(dǎo)決策的前、中、后都需要信息。信息工作是搞好領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策工作的基礎(chǔ)
9、協(xié)調(diào)工作
協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容涉及到許多方面，協(xié)調(diào)工作又貫穿在辦文、辦會、辦事的全過程之中;
從秘書主體角度看，協(xié)調(diào)工作包括三個大的方面：
(1)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通協(xié)調(diào);
(2)與同事的溝通協(xié)調(diào);
(3)與內(nèi)外機構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)
10、督辦工作
注意：秘書工作的基本任務(wù)是服務(wù)工作。傳統(tǒng)的秘書基本任務(wù)是“三辦”，即辦文、辦事、辦會。
根據(jù)秘書工作的各項具體任務(wù)的性質(zhì)，可分為“政務(wù)”和“事務(wù)”兩類主要任務(wù)。
當好秘書的注意事項
一、要在領(lǐng)導(dǎo)的視線范圍內(nèi)，不要讓領(lǐng)導(dǎo)在需要時看不到秘書，當好秘書的注意事項。注意觀察領(lǐng)導(dǎo)的眼神、手勢地，在大場合要反應(yīng)靈敏，行動迅捷。
二、落落大方，不卑不亢，可以點頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩(wěn)健為本。太過于熱情，有時會損害領(lǐng)導(dǎo)形象。
三、要掌握分寸。如領(lǐng)導(dǎo)上主席臺不需要攙扶，否則別人以為領(lǐng)導(dǎo)身體不好或者太年邁、給本校領(lǐng)導(dǎo)特別是自己人開車門不需要用手遮擋，遞茶送水經(jīng)先賓后主。
四、要做到心中有數(shù)。比如跟誰做什么事情，對象是什么，程序是什么，內(nèi)容是什么，不能一問三不知，適當?shù)牡胤揭o領(lǐng)導(dǎo)提個醒。比如領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿件等有關(guān)材料要隨時準備一份，對領(lǐng)導(dǎo)活動情況，秘書工作
五、要注重儀表，大方得體。
不好的秘書的表現(xiàn)：
一、喧賓奪主，愛插話;
二、勉強安排領(lǐng)導(dǎo)：比如搶著幫助領(lǐng)導(dǎo)拎包;安排座位;
三、熱情過度;愛跟領(lǐng)導(dǎo)爭論，以顯學(xué)識;
四、愛自作主張;
五、不了解情況，不積極主動，被動應(yīng)付;
六、領(lǐng)導(dǎo)交待事情忘了，辦完的事情不反饋，沒交待的事情反而自作主張給辦了;
七、報喜不報憂;
八、評論領(lǐng)導(dǎo);
九、口風(fēng)不嚴;
十、窺視心理強;
十一、有太強烈的優(yōu)越感和神秘感。
一個合格秘書的個人素質(zhì)至少要具備三個條件：
1、語言表達能力。
熟練本國語言的口頭表達與書面表達能力。這其中包含一個速記能力。沒有對本國語言的熟練運用，速記是做不好的。當然你用電腦記錄也是一樣的。打字速度快也是一種速記能力�？傊�，各種會議要完整記錄，領(lǐng)導(dǎo)口述工作也需要準確記錄。
有一定的外國語基礎(chǔ)。因為全球經(jīng)濟一體化之后，中文夾雜外文的文章與宣傳資料太多了。
2、人際關(guān)系處理能力
總經(jīng)理由于日理萬機的緣故，很多溝通協(xié)調(diào)或跟進的事務(wù)工作，都會交給秘書辦理。傳達指令或了解工作進度，會成為秘書的主要工作。如果你沒有一定的人際關(guān)系處理能力，完全以命令或傳令兵的口吻對待溝通對象，多半會吃虧。你溝通的對象在企業(yè)多數(shù)都比你職位高、資格老，沒有對他們的尊敬，你就會寸步難行。
當然，總經(jīng)理秘書由于頭上的光環(huán)，在向下溝通時會受到人們的尊敬，如果你把人們對這個職務(wù)的尊重當作對你個人的肯定，久而久之，你會上當受騙。人們對你敬而遠之，你不能獲得準確信息。假如你再狐假虎威，離你被冷落或貶謫的時機也就不遠了。
人際關(guān)系處理能力往簡單里說，就是通過尊重溝通對象獲得你想要的信息或資源。
總經(jīng)理秘書帽子大、實權(quán)小，放低身段，虛心學(xué)習(xí)，你的工作就能做到輕而易舉，否則，就會四面樹敵。
3、較強的心理承受能力
當你傳遞的信息造成溝通對象的心理壓力或利益損失時，比如處罰決定、額外任務(wù)等等，對方會把對這個決定的不滿發(fā)泄到你頭上。如果你不明就里，伸出腦袋挨磚，那你就傻了。這種情況下，你要做的是笑容滿面、洗耳恭聽，等他說完。你只需要再補充一句：“我傳達的內(nèi)容您都聽明白了。有什么不滿，我想您親自和總經(jīng)理談?wù)�，一定能得到圓滿解決。我勸您也別生氣，雖然工作是公司的，但畢竟身體還是自己的。您多保重，再見。”
有時候，你也可能要承受來自總經(jīng)理的誤解和斥責(zé)。不要當面頂撞，雨過自然天晴。等總經(jīng)理心平氣和了，你再解釋，誤會一定會冰消瓦解。
因此，沒有一定的心理承受能力，秘書這碗飯你最好別端。
一個合格秘書的職業(yè)準備也要做到三條：
1、對你所在行業(yè)有一個基本的了解。
畢業(yè)于什么院校、學(xué)過什么專業(yè)都不重要。對本行業(yè)的了解是你做好秘書工作的首要條件。了解這個行業(yè)，了解這個行業(yè)的專用俗語，了解這個行業(yè)的基本規(guī)則，是你做好工作的基礎(chǔ)。否則，與人交流，你會感到困難重重。
2、對本企業(yè)歷史與現(xiàn)狀的全面了解。
換個說法，就是了解本企業(yè)的企業(yè)文化。了解本企業(yè)的價值觀、行事方式、人文典故、發(fā)展演變進程，有助于在新制度、新政策出臺時，你能準確判斷員工反映，有助于你在向總經(jīng)理建言獻策時，掌握同類事情的處理尺度。
3、對本企業(yè)運行流程的全面掌握。
對本企業(yè)運行流程的全面掌握包含對生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程的一般了解。沒有對本企業(yè)生產(chǎn)工藝流程的了解，你會說外行話，或者討論生產(chǎn)管理時，你做不了記錄。對企業(yè)運行流程的全面把握，是你跟蹤企業(yè)例會記錄或落實總經(jīng)理交辦事項的路線圖。不了解企業(yè)的運行流程，開展工作就無從下手。
如何了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)工藝與運行流程？我認為沒有捷徑可走，只有到各個工序?qū)嵙?xí)，到各個部門請教才行。如果坐在辦公室看資料、翻文件，是永遠不能做到全面掌握的。
一個新職員剛到企業(yè)要實習(xí)，一個秘書新上任，也要實習(xí)。
一個合格秘書還應(yīng)該具備例外事務(wù)的應(yīng)對處理能力：
任何企業(yè)制度再齊全、流程再完善，都會碰到?jīng)]有文字規(guī)定的例外事務(wù)。特別是在后危機時代，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境發(fā)生了顯著變化，行業(yè)競爭加劇，企業(yè)內(nèi)外矛盾也有隨時爆發(fā)的可能。大凡有制度、流程規(guī)范的事務(wù)，企業(yè)各單位部門都會自己處理、自己過濾或消化了。往往產(chǎn)生新情況、新問題、新矛盾才會上報給總經(jīng)理，而更多時候都會都會通過秘書轉(zhuǎn)達。
當秘書接到新情況、新問題的報告，有時甚至是突發(fā)事件的報告時，你的敏銳判斷和處變不驚的能力就顯得尤其重要。如果驚慌失措，你就可能遺漏重要細節(jié)。當總經(jīng)理不在時，你還得在短時間內(nèi)自己作出判定：這件事應(yīng)該轉(zhuǎn)告哪位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、或報告哪個部門（主要指政府部門）。特別是你單獨應(yīng)對突發(fā)事件時，對你個人的判斷能力、心理承受能力、應(yīng)變能力將是一次嚴重考驗。過得了這一關(guān)，你就前途無量；過不了這一關(guān)，你就趕緊轉(zhuǎn)行。
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