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同事請(qǐng)假我要怎么做好代理人
上班族偶而會(huì)請(qǐng)假，也都會(huì)遇到同事請(qǐng)假的時(shí)候，無論請(qǐng)假的理由是什么，一樣都得面臨工作代理問題。由于代理人通常需負(fù)起請(qǐng)假人請(qǐng)假期間的所有責(zé)任，因此為了避免日后發(fā)生過失時(shí)的責(zé)任歸屬問題，對(duì)請(qǐng)假人以及代理人雙方而言，有以下幾個(gè)原則需要特別注意。
代理人的3要1不原則
當(dāng)有同事請(qǐng)假，無論你是公司規(guī)定的法定代理人，或同事私下請(qǐng)求幫忙，為了保護(hù)自己，同時(shí)讓工作更加順暢，可以參考以下的3要1不原則：
1、要有書面的工作交接內(nèi)容：在現(xiàn)今講求專業(yè)分工的工作環(huán)境中，每個(gè)人不盡然都清楚了解同事的工作內(nèi)容，更別說是細(xì)項(xiàng)的工作進(jìn)度，若要求代理人自行判斷工作代理范圍將會(huì)非常困難且危險(xiǎn)。因此，當(dāng)上班族被通知為同事請(qǐng)假代理人時(shí)，第一件事就是要求請(qǐng)假人詳細(xì)寫下請(qǐng)假期間原訂的工作內(nèi)容與處理方式，然后坐下來和請(qǐng)假同事一項(xiàng)一項(xiàng)討論確認(rèn)，并可提出假設(shè)性問題，以防有臨時(shí)狀況發(fā)生。
2、要共同確認(rèn)公司內(nèi)部可用資源：確認(rèn)工作內(nèi)容時(shí)，或許請(qǐng)假人會(huì)主動(dòng)建議，當(dāng)有緊急狀況發(fā)生時(shí)可以尋求公司內(nèi)部其它人的協(xié)助。這時(shí)代理人應(yīng)該立即偕同請(qǐng)假人與第三人確認(rèn)，以防止日后真的發(fā)生問題想尋求其它同事協(xié)助時(shí)，同事不清楚狀況或推說沒接到通知。
3、要讓共同主管掌握狀況：讓主管清楚知道誰要請(qǐng)假、誰是代理人。除了讓主管知道該找誰負(fù)責(zé)，如果代理人在交接后認(rèn)為，代理工作量有可能影響本身的工作進(jìn)度，也應(yīng)該事前向主管反映，請(qǐng)主管指派另一個(gè)共同代理人分擔(dān)工作。
另外代理人需要特別注意的是，有些辦公室老鳥會(huì)因?yàn)槭孪戎栏籼鞂⒂新闊┦�，因此故意�?qǐng)假閃掉責(zé)任，并委請(qǐng)其它菜鳥同事代理。為了避免類似背黑鍋的事情發(fā)生，倘若職場(chǎng)新鮮人發(fā)現(xiàn)代理的職務(wù)實(shí)在與本身經(jīng)驗(yàn)相差甚遠(yuǎn)，就應(yīng)以「很抱歉，我對(duì)于你的業(yè)務(wù)不熟」，勇敢拒絕并請(qǐng)他求助其它同事。
當(dāng)遇到緊急突發(fā)狀況時(shí)……
當(dāng)上班族在代理職務(wù)期間遇到交接清單以外的突發(fā)狀況，首先應(yīng)該坦白向客戶表明，由于原本負(fù)責(zé)同事請(qǐng)假，由你暫時(shí)代理職務(wù)，請(qǐng)客戶寬限一點(diǎn)時(shí)間讓你尋求協(xié)助，以順利解決客戶問題。其次，則是要立即與請(qǐng)假同事聯(lián)絡(luò)告知狀況。由于請(qǐng)假人最了解情況，因此或許他會(huì)直接提供有效的解決方案，或許他會(huì)直接與客戶聯(lián)系，由他接手解決。
需要注意的是，即使最后是由請(qǐng)假同事接手解決，代理人也應(yīng)follow up最后的狀況，再次聯(lián)絡(luò)客戶確認(rèn)問題已獲解決。畢竟代理人需負(fù)起請(qǐng)假期間的責(zé)任，倘若請(qǐng)假同事說好要自己解決卻沒有聯(lián)絡(luò)客戶，日后倒霉的還是代理人。
要請(qǐng)假找不到代理人怎么辦？
對(duì)想要請(qǐng)假的上班族來說，即使公司有明確的代理人制度，也應(yīng)負(fù)起責(zé)任主動(dòng)寫下詳細(xì)的工作事項(xiàng)。此外，對(duì)于代理同事的態(tài)度也應(yīng)該是虛心請(qǐng)人幫忙，而非抱持著「公司規(guī)定他是代理人，他就得負(fù)責(zé)」的心態(tài)，否則代理同事在心不甘情不愿的情況下，極有可能草率處理你的事情。
然而如果遇到根本找不到代理人的情形又該怎么辦？
這個(gè)問題分為2種情形，一種是因?yàn)檎麄�(gè)團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作已經(jīng)出了問題，另一種則是請(qǐng)假當(dāng)事人本身的問題。無論是哪一種情況，當(dāng)請(qǐng)假人發(fā)現(xiàn)找不到代理人時(shí)，都應(yīng)該立即向主管反映，并由主管出面解決問題。請(qǐng)假人應(yīng)避免在找不到代理人的情況下仍徑行請(qǐng)假，請(qǐng)假期間出了問題后果將更加嚴(yán)重。
對(duì)主管而言，則是應(yīng)該深入了解團(tuán)隊(duì)成員為何拒絕代理其它人的職務(wù)，因?yàn)檫@個(gè)征候表示團(tuán)隊(duì)成員之間的互相扶持與分擔(dān)成敗的信念已經(jīng)消失。倘若只是因?yàn)檎?qǐng)假同事個(gè)人人緣不好，除了直接指派代理人之外，也應(yīng)輔導(dǎo)該同事改善人際關(guān)系。
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